Smart BPO – Finance & Accounting

Outsourcing & Automation in perfekter Symbiose für Nachhaltigkeit in Ihren Prozessen

Smart BPO by ICS adminservice Logo

Prozesse in Bestform durch die Symbiose von Mensch und IT

ICS adminservice GmbH

Die ICS adminservice ist Spezialist für Finance & Accounting sowie für damit verbundene IT-Services. Als zertifizierter Anbieter von Business-Process-Outsourcing-Services gestalten wir seit 1993 effiziente Prozesse im Rechnungs-wesen. Mit neuen Technologien vertraut, binden wir RPA in Kundenprozesse ein. Als menschliche Instanz in der digitalen Unternehmenswelt sorgen wir mit höchster Fach- und IT-Kompetenz für F&A-Prozesse in Bestform.

Robotic Process Automation (RPA)

RPA bezeichnet die automatisierte Bearbeitung strukturierter Geschäftsprozesse durch digitale Software-Roboter (Bots). Es handelt sich dabei um Software-Anwendungen, die die Rollen und Aufgaben von Anwendern übernehmen und mit anderen Softwaresystemen interagieren. Repetivite, manuelle Arbeitsschritte werden technisch abgebildet und der Roboter wird zum virtuellen Mitarbeiter im Unternehmen.

Ihr Prozess ist für Smart BPO gut geeignet, wenn er…

  • automatisierbar oder teil-automatisierbar ist.
  • in Summe viel manueller Aufwand erzeugt wird.
  • über unterschiedliche Systeme bearbeitet wird.
  • regelbasiert immer gleich abläuft.
  • auf strukturierte Daten zugreift.
  • über IT-Systeme mit geringer Änderungsrate verläuft.

RPA im Einsatz

Kreditorenbuchhaltung

Bei der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen über SAP waren häufig manuelle Eingaben erforderlich.

Lösung: Der Bot meldet sich in den notwendigen Systemen an, liest das Rechnungs-Image, registriert die Rechnung im SAP, führt alle notwendigen Validierungen inklusive Prüfung gegen andere Systeme durch und entscheidet, ob die Rechnung gebucht, vorerfasst oder gesperrt werden soll. 65-75% Zeitersparnis für die bisher manuellen Tätigkeiten.

Reporting & Controlling

Im Berichtswesen wurden Daten manuell aus SAP in eine Excel-Tabelle übertragen, bearbeitet und diese anschließend per E-Mail versendet. Teils wurde der Rücklauf wieder in SAP hochgeladen.

Lösung: Der Bot meldet sich im SAP an, startet den Bericht, nimmt entsprechende Anpassungen in Excel vor und versendet den Bericht automatisiert per E-Mail. RPA automatisiert die Schnittstellen und überwindet damit fehleranfällige Prozess- und Medienbrüche, vor allem im engen Zeitrahmen der Monats- und Jahresabschlüsse.

Wie sieht die Umsetzung aus?

Illustration Umsetzung Smart BPO

Business Process Outsourcing (BPO)

Ist-Aufnahme

  • Aufnahme Ihrer Anforderungen und Ist-Analyse der bestehenden Prozesse
  • Klärung IT-relevanter Themen

Initialisierung und Konzeption

  • Gemeinsame Festlegung von Projektzielen & Projektplan
  • Erarbeitung / Präzisierung des BPO-Konzepts
  • Dokumentation / Erstellung von Leistungsscheinen

Transition

  • Implementierung festgelegter Prozesse und Services
  • Funktions- und Integrationstests in Zusammenarbeit mit Ihnen

Betriebsübergabe

  • Produktive Übernahme durch BPO-Serviceteam

Robotic Process Automation (RPA)

Identifikation RPA-Potenzial

  • Vorstellung Prozessablauf und Ideen für RPA-geeignete Prozesse & Aufgaben durch Sie
  • Einschätzung über Potenzial & Machbarkeit durch RPA-Fachteam

Designphase

  • Prozessgestaltung durch RPA-Fachteam und Erstellung Übersicht zu Implementierungsdetails

Entwicklung

  • Umsetzung der Automatisierung im neuen Prozess (Konfiguration)
  • Erstellung und Konfiguration des Bots
  • Erprobung der Automatisierung in Testphase

Go Live & Auslieferung

  • ,Go Live‘ auf Ihrer Produktionsumgebung
Illustration Umsetzung Smart BPO

Business Process Outsourcing (BPO)

Ist-Aufnahme

  • Aufnahme Ihrer Anforderungen und Ist-Analyse der bestehenden Prozesse
  • Klärung IT-relevanter Themen

Initialisierung und Konzeption

  • Gemeinsame Festlegung von Projektzielen & Projektplan
  • Erarbeitung / Präzisierung des BPO-Konzepts
  • Dokumentation / Erstellung von Leistungsscheinen

Transition

  • Implementierung festgelegter Prozesse und Services
  • Funktions- und Integrationstests in Zusammenarbeit mit Ihnen

Betriebsübergabe

  • Produktive Übernahme durch BPO-Serviceteam

Robotic Process Automation (RPA)

Identifikation RPA-Potenzial

  • Vorstellung Prozessablauf und Ideen für RPA-geeignete Prozesse & Aufgaben durch Sie
  • Einschätzung über Potenzial & Machbarkeit durch RPA-Fachteam

Designphase

  • Prozessgestaltung durch RPA-Fachteam und Erstellung Übersicht zu Implementierungsdetails

Entwicklung

  • Umsetzung der Automatisierung im neuen Prozess (Konfiguration)
  • Erstellung und Konfiguration des Bots
  • Erprobung der Automatisierung in Testphase

Go Live & Auslieferung

  • ,Go Live‘ auf Ihrer Produktionsumgebung

Wer ist das Team hinter Smart BPO by ICS adminservice?

ICS adminservice GmbH

Als zertifizierter BPO-Partner für Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen bietet ICS adminservice spezialisiertes Prozess- und Fach-Know-how sowie umfangreiches Projektverständnis für RPA.

Logo ICS adminservice GmbH

GISA GmbH

Die GISA ist Fullservice-IT-Dienstleister und bietet Smart Automation Lösungen mit UiPath. Das RPA-Fachteam der GISA setzt die Prozessautomatisierung von der Identifikation und Planung über Design und Entwicklung bis zur Auslieferung um.

Logo GISA GmbH

UiPath

Die UiPath Enterprise Automation Platform ist die eingesetzte Robotic Process Automation Lösung im Rahmen von Smart BPO by ICS adminservice. UiPath ist eine etablierte Softwarelösung mit einem sehr breiten Spektrum an RPA Funktionen.

Logo UiPath GmbH

Smart BPO by ICS adminservice heißt

  • Übernahme und Betrieb von Teilen oder Ihrer gesamten Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen unter Einbindung von RPA
  • Menschen und Bots im Team für eine lückenlose Prozessarbeit
  • 24/7 Einsatzfähigkeit der Bots
  • Entlastung der Buchhalter bei repetitiven Aufgaben
  • Verbesserung der Genauigkeit und höhere betriebliche Flexibilität
  • Sicherheit durch zertifizierte BPO-Qualität (DIN EN ISO 9001:2015 & zertifizierter SAP® BPO-Partner)
  • Archivierung und Datenhaltung in Deutschland
  • Nutzung der führenden RPA-Plattform UiPath
  • Keine Änderungen der bestehenden IT
  • Realisierung von Kostenvorteilen
  • Transparenz und jederzeitige Kalkulierbarkeit (pay per use)